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5 consejos para evitar las reuniones inútiles

      
<p>Por más que discutir en persona ciertos asuntos puede ser muy productivo y valioso, el mundo laboral está repleto de reuniones que podrían haber sido fácilmente evitadas con un simple intercambio de correos electrónicos o una llamada telefónica. Además de <strong>costar tiempo y dinero</strong>, estos encuentros infructuosos pueden afectar gravemente el ritmo de trabajo y la productividad.</p><p> </p><p><span style=color: #ff0000;><strong>Lee también</strong></span><br/><a style=color: #666565; text-decoration: none; title=5 consejos para lidiar con compañeros de trabajo difíciles href=https://noticias.universia.edu.uy/consejos-profesionales/noticia/2015/08/10/1129588/5-consejos-lidiar-companeros-trabajo-dificiles.html>» <strong>5 consejos para lidiar con compañeros de trabajo difíciles</strong></a><br/><a style=color: #666565; text-decoration: none; title=Reuniones de equipo: ¿son efectivas? href=https://noticias.universia.edu.uy/en-portada/noticia/2014/01/20/1076093/reuniones-equipo-son-efectivas.html>» <strong>Reuniones de equipo: ¿son efectivas?</strong></a> </p><p> </p><p><strong>Ryan Holmes</strong>, CEO de la empresa creadora de <a title=Hootsuite href=https://signup.hootsuite.com/pro-ent-latam-spanish-r2/?mkwid=sj6yHaGgy_dc&pcrid=89167028248&pkw=hootsuite&pmt=e&cntry=lat-row&utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=hootsuite_pro_google_search_lat_row_spanish_branded&gclid=CL_U__mY1MgCFYsTHwod4vEGSg target=_blank>Hootsuite</a>, un software gestor de redes sociales, <a href=https://www.linkedin.com/pulse/hate-useless-meetings-5-ways-avoid-them-ryan-holmes target=_blank>escribió para Linkedin</a> los principios que considera fundamentales a la hora de evitar las reuniones improductivas. El ejecutivo comienza citando al gurú empresarial Peter Drucker: <strong>“Uno se puede reunir o puede trabajar, pero no puede hacer las dos cosas al mismo tiempo”</strong>.</p><p> </p><p><strong>1. Si no tienen un objetivo claramente definido, negate a asistir</strong></p><p>Es muy común que en las reuniones que varios de los participantes no sepan por qué es necesaria su presencia en la reunión y se pregunten qué hacen perdiendo tiempo allí. Para evitar ser uno de ellos, comunicate con el organizador de la reunión y pedile que te explique exactamente por qué te han invitado a participar. Si consideras que tu aporte bien podría pasar por un correo electrónico, una llamada o un breve acercamiento cara a cara, proponé esta alternativa</p><p> </p><p><strong>2. Solo invitá a los protagonistas</strong></p><p>Si estás en el lugar del organizador de la reunión, invita únicamente a aquellas personas que sean indispensables o que cumplan un rol fundamental para los objetivos que pretendés alcanzar con este encuentro. De esta manera, estarás respetando el tiempo de los otros miembros del equipo.</p><p><strong> </strong></p><p><strong>3. Anticipate a los imprevistos</strong></p><p>Si sos el organizador de la reunión, no esperes a que lleguen todos los participantes para chequear que el proyector, el aire acondicionado, la computadora o el Skype funcionen. Cinco minutos antes de la hora pactada, tomate un tiempo para asegurarte de que todos los recursos necesarios para llevar a cabo el encuentro estén en su lugar.</p><p> </p><p><strong>4. Comparte una minuta de la reunión</strong></p><p>Antes de comenzar a discutir los puntos de la reunión, determiná quién va a anotar y luego compartir con todos la minuta de lo que se habló y acordó en el encuentro. Saltearse este paso implica que muchas ideas o tareas pendientes quedarán “en el aire” y nunca serán concretadas. Establecer una pauta clara de las tareas pendientes es fundamental para que luego nadie se olvide de lo que tiene que hacer. De otra manera, la reunión habrá sido una pérdida de tiempo.</p><p><strong> </strong></p><p><strong>5. Busca la mayor brevedad posible</strong></p><p>Según Holmes, muy pocas reuniones necesitan extenderse por más de 25 minutos. El empresario sugiere llevar una lista de los temas a discutir y terminar la reunión una vez que todos hayan sido tachados. Además, anima a sus empleados a retirarse de estas cuando sienten que la información brindada no les sirve en absoluto.</p>

Por más que discutir en persona ciertos asuntos puede ser muy productivo y valioso, el mundo laboral está repleto de reuniones que podrían haber sido fácilmente evitadas con un simple intercambio de correos electrónicos o una llamada telefónica. Además de costar tiempo y dinero, estos encuentros infructuosos pueden afectar gravemente el ritmo de trabajo y la productividad.

 

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Ryan Holmes, CEO de la empresa creadora de Hootsuite, un software gestor de redes sociales, escribió para Linkedin los principios que considera fundamentales a la hora de evitar las reuniones improductivas. El ejecutivo comienza citando al gurú empresarial Peter Drucker: “Uno se puede reunir o puede trabajar, pero no puede hacer las dos cosas al mismo tiempo”.

 

1. Si no tienen un objetivo claramente definido, negate a asistir

Es muy común que en las reuniones que varios de los participantes no sepan por qué es necesaria su presencia en la reunión y se pregunten qué hacen perdiendo tiempo allí. Para evitar ser uno de ellos, comunicate con el organizador de la reunión y pedile que te explique exactamente por qué te han invitado a participar. Si consideras que tu aporte bien podría pasar por un correo electrónico, una llamada o un breve acercamiento cara a cara, proponé esta alternativa

 

2. Solo invitá a los protagonistas

Si estás en el lugar del organizador de la reunión, invita únicamente a aquellas personas que sean indispensables o que cumplan un rol fundamental para los objetivos que pretendés alcanzar con este encuentro. De esta manera, estarás respetando el tiempo de los otros miembros del equipo.

 

3. Anticipate a los imprevistos

Si sos el organizador de la reunión, no esperes a que lleguen todos los participantes para chequear que el proyector, el aire acondicionado, la computadora o el Skype funcionen. Cinco minutos antes de la hora pactada, tomate un tiempo para asegurarte de que todos los recursos necesarios para llevar a cabo el encuentro estén en su lugar.

 

4. Comparte una minuta de la reunión

Antes de comenzar a discutir los puntos de la reunión, determiná quién va a anotar y luego compartir con todos la minuta de lo que se habló y acordó en el encuentro. Saltearse este paso implica que muchas ideas o tareas pendientes quedarán “en el aire” y nunca serán concretadas. Establecer una pauta clara de las tareas pendientes es fundamental para que luego nadie se olvide de lo que tiene que hacer. De otra manera, la reunión habrá sido una pérdida de tiempo.

 

5. Busca la mayor brevedad posible

Según Holmes, muy pocas reuniones necesitan extenderse por más de 25 minutos. El empresario sugiere llevar una lista de los temas a discutir y terminar la reunión una vez que todos hayan sido tachados. Además, anima a sus empleados a retirarse de estas cuando sienten que la información brindada no les sirve en absoluto.


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